新型コロナウイルスの影響で外出・対面での打ち合わせが減っている中、逆にWebミーティングという手段が社内外の打ち合わせを問わず、流行っています。

当事務所ではITツールの積極活用の観点で以前からzoomやHangoutsMeetを使ったWebミーティングを全国のお客様と実施させてもらっています。

ここ最近は様々なお客様からWebミーティングのやり方やその際の注意点などをご相談頂いている状況です。

今回はWebミーティングを実施する上で必要な準備・注意について触れていきたいと思います。

【準備1：マイク・イヤホン・Webカメラ】

まず、必要な準備物としては話をするためのマイク、向こうの声を聴くためのイヤホンと自分を映すWebカメラです。

最近のノートPCであれば、だいたいの場合Webカメラがついていますので、1人で参加する場合は別で準備する必要はないかと思います。

マイクやスピーカーもノートPCに機能としてついているので、そのままでもやれないことはないです。ただ、周りに声が聞こえてしまう。ハウリングしてしまう。などの心配事があるので、マナーの観点からもイヤホンマイクを付ける方がいいと思います。

スマホにセットで付いているもので十分に対応は可能です。

【準備2：URLを伝える方法】

Webミーテイングはインターネットを使って実施する以上、参加者がアクセスするためのURLを伝える必要があります。

ツール・サービスにもよりますが、事前にURL発行できるものが多いので開始の数時間前にはURLを発行して参加者に共有することがスムーズなWebミーテイング開始にもつながります。

後は作ったURLをどのように共有するかですが、チャットワークなどのツールを併用していれば、そのURLをチャットワーク上にアップすれば、大丈夫です。

メールの場合も同様で事前に送っておいて、時間がくればみんなそこに参加する形がベストだと言えます。

zoomとGoogleのプラグインを使うとGoogleカレンダーに登録した上でURLも発行できるのでWebミーテイングが多い会社でもちゃんと管理が可能です。

【準備3：Webミーテイングの背景】

これが一番悩ましいかもしれませんが、Webミーテイングを実施するときにはカメラで自分が映っていることが前提と言っても過言ではありません。

ただ、在宅勤務をしていると自宅なわけですからあまり背景を見せたくない！という方もいるのではないかと思います。

もちろんカメラの位置や角度で調整することも可能だとは思います。

出来ればちゃんと映るにあたっては当たり障りのない状況に整理整頓が出来ていると良いでしょう。

出来ない場合、ツールによっては背景を任意なものに設定できるものがあるので、そう言った機能を活用するとあまり気になりません。

新型コロナウイルスの騒動でWebミーテイングが世の中流行っていますが、やり方が分からないとうまく開催できずに時間が無駄に過ぎるだけです。

Webミーテイングをやるにあたっては「聞こえますか？」、「見えてますか？」と言った発言も控えることが時間の有効活用になると思います。